Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Registrierungsdaten

Bei der Registrierung erheben wir:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Account-Erstellungsdatum

2.2 Dokumentendaten

Bei der Nutzung der Plattform verarbeiten wir:

• Hochgeladene Behördenbriefe (PDFs oder Bilder)
• Extrahierten Text aus den Dokumenten
• Von der KI generierte Analysen und Erklärungen
• Vom Nutzer hinzugefügte Notizen
• Fristen und Erinnerungseinstellungen

2.3 Nutzungsdaten

Automatisch erfasste Daten:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Zugriffszeitpunkte
• Verwendete Funktionen

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für Marketing-Kommunikation
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Sicherheits- und Analysezwecke
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

4. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie notwendig:

• Account-Daten: Bis zur Löschung des Accounts
• Dokumente: 24 Monate nach letzter Bearbeitung
• Nutzungsdaten: 12 Monate
• Zahlungs- und Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende (gesetzliche Aufbewahrungspflichten)

5. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen weiter:

• An IONOS (1&1) als Hosting-Provider in Deutschland
• An Zahlungsdienstleister (Stripe, PayPal, etc.) für die Abwicklung von Zahlungen
• An KI-Dienstleister für die Dokumentenanalyse (z.B. OpenAI-API, Daten werden anonymisiert/gekürzt)
• Bei gesetzlicher Verpflichtung an Behörden

6. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen ein:

• Verschlüsselung aller Datenübertragungen (TLS/SSL)
• Hosting in Deutschland durch IONOS mit hohen Sicherheitsstandards
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Sichere Authentifizierungssysteme
• Regelmäßige Backups der Daten

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

• Auskunftsrecht über gespeicherte Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Recht auf Vergessenwerden)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: contact@amtklarpro.de

8. Cookies und Tracking

Wir verwende folgende Arten von Cookies:

• Notwendige Cookies: Für die Grundfunktionen der Plattform (Session-Cookies)
• Funktionale Cookies: Für Benutzereinstellungen und Präferenzen

Wir verwenden keine unnötigen Tracking-Cookies. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen deaktivieren oder löschen.

9. Besondere Hinweise

Die Verarbeitung Ihrer Dokumente erfolgt automatisiert durch KI-Systeme. Die Ergebnisse sind als Hilfestellung zu verstehen und sollten stets kritisch geprüft werden.